SBG   (13) 108-108g
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 f)    Personalakte108-108g

_108   SBG
(Personalakten)

(1) 1aÜber jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen;
1bsie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen.
2aZur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten);
2bandere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.
3Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein.
4Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
5aKindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden;
5bim übrigen bleiben 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch unberührt.

(2) 1Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.
2Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden.
3aNebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind;
3bsie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist.
4In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

(3) aZugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist;
bdies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.

(4) 1Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Beamte und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.
2Fragebögen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die zuständige oberste Dienstbehörde.


[ RsprS ]



_108a   SBG
(Beihilfeunterlagen)

1Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen.
2Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren.
3aSie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden;
3bZugang sollen nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben.
4Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und der bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist.
5Die Sätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.




_108b   SBG
(Anhörungspflicht)

1Der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, einschließlich der dienstlichen Beurteilungen, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt.
2Die Äußerung des Beamten ist zur Personalakte zu nehmen.




_108c   SBG (F)
(Einsichtsrecht)

(1) Der Beamte hat, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses ein Recht auf Einsicht in seine vollständige Personalakte.

(2) 1Einem Bevollmächtigten des Beamten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen.
2Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, und deren Bevollmächtigte.
3Zu den Hinterbliebenen gehören auch hinterbliebene eingetragene Lebenspartner (1).
4Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend.

(3) 1Die personalaktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird.
2aSoweit dienstliche Gründe nicht entgegenstellen, können Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke gefertigt werden;
2bdem Beamten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.

(4) 1aDer Beamte hat ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für sein Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist;
1bdies gilt nicht für Sicherheitsakten.
2Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn die Daten des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist.
3In diesem Fall ist dem Beamten Auskunft zu erteilen.




_108d   SBG
(Aktenvorlage)

(1) 1Ohne Einwilligung des Beamten ist es zulässig, die Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft der obersten Dienstbehörde oder einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde vorzulegen.
2Das gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben.
3Ärzten, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein medizinisches Gutachten erstellen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung vorgelegt werden, soweit dies zur Erfüllung des Gutachtenauftrages erforderlich ist.
4Eine solche Maßnahme ist dem Beamten bekanntzugeben.
5Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend.
6Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Vorlage abzusehen.

(2) 1Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert.
2Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen.
3Name und Amtsbezeichnung dürfen an Dritte übermittelt werden, soweit es der Dienstverkehr erfordert.

(3) Vorlage und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.




_108e   SBG (F)
(Entfernung von Eintragungen)

(1) 1Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf 16 Abs.3 und 4 Satz 1 des Saarländischen Disziplinargesetzes nicht anzuwenden ist (1), sind,

  1. falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten,

  2. falls sie für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag des Beamten nach zwei (2) Jahren zu entfernen und zu vernichten;
    dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen.

2Die Frist nach Satz 1 Nr.2 wird durch erneute Sachverhalte im Sinne dieser Vorschrift oder durch die Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen.
3Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen.

(2) 1Mitteilungen in Strafsachen. soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Beamten nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten.
2Absatz 1 Satz 2 und 3 gilt entsprechend.




_108f   SBG (F)
(Aufbewahrungspflichten)

(1) 1Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren.
2Personalakten sind abgeschlossen,

  1. wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des fünfundsechzigsten Lebensjahres, in den Fällen des 62 dieses Gesetzes und des 10 des Saarländischen Disziplinargesetzes (1) jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,

  2. wenn der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,

  3. 1wenn nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.
    2Zu den Hinterbliebenen gehören auch hinterbliebene eingetragene Lebenspartner (2).

(2) 1Unterlagen über Beihilfen sind drei Jahre, Unterlagen über Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
2Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.

(3) aVersorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren;
bbesteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten dreißig Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden.

(5) 1Für automatisiert gespeicherte Personalaktendaten gelten die Absätze 1 bis 4, soweit sie nicht in Grund- und Teilakten bereits vorhanden sind.
2Im übrigen sind sie - unbeschadet anderweitiger Vorschriften - zu löschen, wenn sie für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft nicht mehr benötigt werden.




_108g   SBG
(Datenverarbeitung)

(1) 1Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet und genutzt werden.
2Ihre Übermittlung ist nur nach Maßgabe des 108d zulässig.
3Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.

(2) Personalaktendaten im Sinne des 108a dürfen automatisiert nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt verarbeitet und genutzt werden.

(3) Von den Unterlagen über medizinische oder psychologische Untersuchungen und Tests dürfen im Rahmen der Personalverwaltung nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet oder genutzt werden, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung oder Nutzung dem Schutz des Beamten dient.

(4) Beamtenrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen werden.

(5) 1Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art der über ihn gemäß Absatz 1 gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er zu benachrichtigen.
2Ferner sind die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter Personalverwaltungsverfahren zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verwendungszweckes sowie der regelmäßigen Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung allgemein bekanntzugeben.




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